Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THEO MÔ HÌNH CÔNG TY MẸ – CÔNG TY CON
1.1 Chức năng kiểm soát trong quản lý và những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp
1.1.1 Chức năng kiểm soát trong quản lý
1.1.1.1 Khái niệm quản lý và các đặc điểm của kiểm soát trong quản lý
Ngay từ khi con người hình thành các nhóm để thực hiện các mục tiêu mà họ không thể đạt được với tư cách cá nhân riêng lẻ, thì hoạt động quản lý là một yếu tố cần thiết, quan trọng để đảm bảo phối hợp những nỗ lực các nhân. Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Hienz Weihrich trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” đã nhấn mạnh vai trò quan trọng của quản lý trong một tổ chức “ Có lẽ không có lĩnh vực nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản lý ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định” [34, tr17].
Có nhiều quan điểm khác nhau về quản lý tùy theo cách tiếp cận. Trên quan điểm nhấn mạnh đến các chức năng của quản lý để đạt được mục tiêu của tổ chức James Stoner và Stephen Robbins đã cho rằng: “Quản lý là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người, và kiểm soát các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó” [98, tr45]. Nhìn nhận quản lý theo hoạt động, James H. Donnelly và các cộng sự nhấn mạnh đến khía cạnh hành vi của quản lý: “Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được” [80, tr12].
Tiếp cận quản lý ở góc độ sử dụng các tài nguyên hữu hiệu và hiệu quả trong tổ chức để đạt mục tiêu, tác giả Dương Hữu Hạnh trong cuốn “Các nguyên tắc quản trị hiện đại trong nền kinh tế toàn cầu” đã nhìn nhận: “Quản lý có thể được định nghĩa là một loạt các hoạt động được điều khiển, chỉ huy với việc sử dụng các tài nguyên có hiệu quả và hữu hiệu để theo đuổi một hay nhiều mục tiêu đã đề ra” [32, tr31]. Với các cách tiếp cận và lý giải quản lý ở các góc độ khác nhau, có nhiều quan điểm khác nhau về quản lý, nhưng tựu chung lại “Quản lý là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung” [56, tr10]. Để đạt được mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức luôn thay đổi, thì nhà quản lý cần phải thực hiện các chức năng của quản lý.
Các chức năng quản lý là những nhiệm vụ lớn nhất, bao trùm trong các hoạt động quản lý, về điều này cũng có những ý kiến khác nhau. Henry Fayol ngay từ năm 1916 đã nêu lên năm chức năng: lập kế hoạch (planning), tổ chức (organizing), chỉ huy (command), phối hợp (coordination) và kiểm soát (control). James Stoner và Stephen Robins chia hoạt động quản lý với bốn chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Gwick và Urwich nêu lên bảy chức năng của quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, chỉ huy, phối hợp, kiểm soát, dự toán. Robert Kreitner lại cho là có tám chức năng sau: lập kế hoạch, ra quyết định, tổ chức nhân sự, truyền thông, động viên, lãnh đạo và kiểm soát [56, tr23]. Nhìn chung, các quan điểm khác nhau về các chức năng của quản lý thường tập trung ở vấn đề quản lý con người trong một tổ chức, tuy nhiên các quan điểm này thường thống nhất ở các nội dung: trong quá trình quản lý không thể thiếu được việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát để đạt được mục tiêu.
Một trong những định nghĩa đầu tiên về kiểm soát được Henry Fayol, cha đẻ của lý thuyết quản trị hiện đại đúc kết từ năm 1916 là “Kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn” [95, tr49]. Nhấn mạnh đến kiểm soát theo phạm vi rộng, từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi các kế hoạch này được thực hiện xong, Anthony và các cộng sự đã định nghĩa: “Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp các thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định” [80, tr5]. Nhìn nhận kiểm soát là chức năng cuối cùng của quản lý, tác giả Dương Hữu Hạnh nêu quan điểm: “Kiểm soát là tiến trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra” [32, tr44]. Có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát, nhưng tựu chung lại:
– Kiểm soát là chức năng không thể thiếu trong quá trình quản lý một tổ chức. Ba lý do căn bản để kiểm soát:
+ Hiện nay các tổ chức hoạt động trong môi trường có những thay đổi nhanh chóng, điều đó khiến cho các tổ chức có nhu cầu đáp ứng các thay đổi đó để đạt hiệu quả. Kiểm soát giúp cho các tổ chức sớm thích nghi với sự thay đổi của môi trường.
+ Tính phức tạp của tổ chức khiến cho nhà quản lý không thể hiểu thấu hết những việc làm bên trong của họ. Do đó, kiểm soát là cần thiết để giúp nhà quản lý giám sát các hoạt động nội bộ của đơn vị.
+ Kiểm soát là cách thức để tránh được các sai lầm hay các vấn đề nhỏ xảy ra có thể dẫn đến các sai lầm lớn tai hại hơn.
Kiểm soát là một quá trình giám sát, điều chỉnh được thực hiện liên tục trong mọi cấp độ và hoạt động của tổ chức, được thực hiện ngay từ khi xác định mục tiêu và lập kế hoạch, cho đến khi đạt được mục tiêu, và có mối quan hệ chặt chẽ với các chức năng khác.
– Mục đích của kiểm soát trong một tổ chức là: Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức; Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hiệu quả; Phát hiện kịp thời các vấn đề và có sự điều chỉnh phù hợp.
